Hello Sobat SinarNarasi! Kali ini kita akan membahas tentang cara membuat surat yang benar. Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang masih sering digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari urusan bisnis hingga personal. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui cara membuat surat yang benar agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan efektif.
Pahami Jenis Surat yang Akan Ditulis
Sebelum mulai menulis surat, pastikan kita memahami jenis surat yang akan ditulis. Surat bisnis tentu memiliki format dan gaya penulisan yang berbeda dengan surat pribadi. Selain itu, jenis surat yang lain seperti surat permohonan, surat keluhan, atau surat undangan juga memiliki karakteristik yang berbeda. Oleh karena itu, sebelum menulis surat, pastikan kita tahu jenis surat apa yang akan dikirim dan pahami tata cara penulisan yang sesuai.
Tetapkan Tujuan Surat
Setelah memahami jenis surat yang akan ditulis, langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan surat. Apakah surat tersebut digunakan untuk meminta informasi, memberikan klarifikasi, atau bahkan untuk meminta bantuan? Dengan menetapkan tujuan surat, kita dapat menentukan fokus tulisan dan memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas.
Gunakan Format Surat yang Sesuai
Ada beberapa format surat yang umum digunakan, seperti format block style, modified block style, dan semi-block style. Format surat block style merupakan format yang paling umum digunakan dan sering digunakan dalam surat bisnis. Format modified block style dan semi-block style juga sering digunakan dan memiliki perbedaan pada posisi alinea pada setiap paragraf. Pastikan kita memilih format surat yang sesuai dengan kebutuhan.
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tepat
Bahasa yang digunakan dalam surat harus jelas dan tepat. Hindari menggunakan kalimat yang berbelit-belit atau menggunakan bahasa yang sulit dipahami. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh pembaca dan pastikan kata-kata yang digunakan sesuai dengan konteks surat yang ditulis.
Gunakan Ucapan Pembuka yang Tepat
Ucapan pembuka atau salam dalam surat harus sesuai dengan situasi dan konteks. Ucapan pembuka seperti “Salam sejahtera”, “Assalamualaikum”, atau “Halo” dapat digunakan pada surat informal. Sedangkan pada surat resmi, gunakan ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat”, atau “Dear Sir/Madam” yang lebih formal.
Sampaikan Pesan dengan Singkat dan Padat
Sampaikan pesan yang ingin disampaikan dengan singkat dan padat. Pastikan tulisan tidak terlalu panjang dan terkesan bertele-tele. Gunakan kalimat yang mudah dipahami oleh pembaca dan jangan terlalu memaksakan diri untuk menggunakan kata-kata yang sulit.
Gunakan Contoh atau Referensi
Jika sulit untuk menulis surat, gunakan contoh atau referensi sebagai acuan. Contoh atau referensi dapat membantu kita dalam menentukan format surat yang sesuai dan memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas.
Sertakan Informasi Kontak
Sertakan informasi kontak seperti nomor telepon atau alamat email pada surat yang ditulis. Hal ini berguna jika pembaca ingin menghubungi kita terkait isi surat yang telah disampaikan.
Hindari Kesalahan Gramatikal
Pastikan tulisan tidak memiliki kesalahan gramatikal seperti kesalahan ejaan, tata bahasa, atau penggunaan kata yang tidak sesuai. Kesalahan gramatikal dapat mengurangi kredibilitas surat yang ditulis. Sebelum mengirimkan surat, pastikan kita melakukan pengeditan dan proofreading terlebih dahulu.
Jangan Gunakan Bahasa Kasar atau Tidak Sopan
Hindari menggunakan bahasa kasar atau tidak sopan pada surat yang ditulis. Gunakan bahasa yang sopan dan menghormati pembaca, terlebih jika surat tersebut diwujudkan untuk kepentingan bisnis atau resmi.
Sertakan Tanggal dan Nomor Surat
Sertakan tanggal dan nomor surat pada surat yang ditulis. Hal ini berguna untuk memudahkan tracking surat yang telah dikirimkan dan juga memberikan kejelasan surat yang ditulis.
Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika surat yang ditulis memerlukan lampiran, pastikan lampiran tersebut disertakan pada surat yang dikirimkan. Berikan penjelasan singkat terkait isi lampiran tersebut pada surat yang ditulis.
Periksa Kembali Sebelum Mengirimkan
Sebelum mengirimkan surat, pastikan kita memeriksa kembali keseluruhan tulisan, termasuk format, ejaan, tata bahasa, dan kesalahan gramatikal. Pastikan tulisan sudah sesuai dengan tujuan dan format surat yang telah ditentukan.
Jangan Mengirimkan Surat dengan Cepat Tanpa Memeriksa Terlebih Dahulu
Hindari mengirimkan surat dengan terburu-buru tanpa memeriksa terlebih dahulu. Pastikan tulisan sudah sesuai dengan tujuan dan format surat yang telah ditentukan. Kesalahan yang tidak disadari dapat memberikan efek yang buruk untuk bisnis atau personal kita.
Contoh Surat yang Baik
Berikut ini adalah contoh surat yang baik yang dapat dijadikan acuan dalam menulis surat.
Perusahaan ABC
Jalan Raya Jakarta No. 123
Jakarta Selatan
12 Februari 2021
Nomor Surat: 002/ABC/02/2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur XYZ
Jalan Raya Surabaya No. 321
Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari perusahaan ABC ingin mengajukan kerjasama dengan perusahaan XYZ terkait proyek penjualan produk kami di wilayah Surabaya. Produk yang kami tawarkan telah terbukti dan mendapat respon positif di wilayah Jakarta dan kami berharap dapat memperluas pasar di wilayah Surabaya.
Sebagai langkah awal, kami mengirimkan proposal kerjasama terlampir. Proposal ini berisi rincian informasi mengenai produk yang kami tawarkan, jenis kerjasama yang diharapkan, dan estimasi keuntungan yang dapat diperoleh dari kerjasama ini.
Kami berharap dapat mendapat respon dari Bapak/Ibu secepatnya terkait kerjasama ini. Jika perlu, kami siap untuk melakukan presentasi dan diskusi terkait kerjasama ini.
Terima kasih atas perhatiannya dan kami berharap kerjasama ini dapat berjalan dengan baik.
Hormat kami,
Perusahaan ABC
Kesimpulan
Menulis surat memang tidak sesederhana yang dibayangkan. Sebagai salah satu media komunikasi tertulis, surat harus dibuat dengan benar dan jelas agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik. Dalam menulis surat, pastikan kita memahami jenis surat yang akan ditulis, menetapkan tujuan surat, menggunakan format surat yang sesuai, menggunakan bahasa yang jelas dan tepat, menggunakan ucapan pembuka yang tepat, sampaikan pesan dengan singkat dan padat, gunakan contoh atau referensi jika perlu, sertakan informasi kontak dan nomor surat, dan hindari kesalahan gramatikal dan bahasa yang kasar. Dengan menerapkan tips dan contoh surat yang telah disebutkan di atas, diharapkan kita dapat membuat surat yang baik dan efektif untuk berbagai keperluan.