Hello, Sobat SinarNarasi! Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang masih sering digunakan hingga saat ini. Namun, tidak semua orang pandai dalam membuat surat yang bagus dan efektif. Oleh karena itu, pada artikel ini akan dibahas mengenai tips dan trik cara membuat surat yang bagus agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik.
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum mulai menulis surat, pastikan Anda sudah menentukan tujuan surat. Apakah surat tersebut sebagai ajakan, undangan, pemberitahuan, atau lainnya. Hal ini akan membantu untuk menentukan gaya penulisan surat yang sesuai dengan tujuan yang ingin disampaikan.
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Pilihlah bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau bahasa yang hanya dipahami oleh kalangan tertentu saja. Pastikan juga tidak ada kata-kata yang ambigu sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pembaca.
3. Buat Struktur Surat yang Jelas
Pembuatan surat yang baik juga perlu memperhatikan struktur surat yang jelas, seperti bagian pembukaan, isi surat, dan penutup surat. Pastikan setiap bagian memiliki fungsinya masing-masing dan tidak saling tumpang tindih.
4. Sertakan Informasi yang Dibutuhkan
Jangan lupa untuk menyertakan informasi yang dibutuhkan, seperti tanggal, waktu, lokasi, nomor telepon, dan lain-lain. Informasi ini akan memudahkan pembaca dalam memahami pesan yang ingin disampaikan serta meminimalisir adanya pertanyaan tambahan dari penerima surat.
5. Sapa Penerima Surat dengan Baik
Jangan lupa untuk menyapa penerima surat dengan baik, seperti ‘Kepada Yth.’, ‘Saudara/i’, atau lainnya. Hal ini akan menunjukkan sopan santun Anda sebagai pengirim surat dan membuat penerima surat merasa dihargai.
6. Gunakan Pilihan Kata yang Tepat
Gunakan pilihan kata yang tepat sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat terdengar lebih jelas dan efektif. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu berlebihan atau terlalu singkat sehingga dapat membuat pembaca bingung.
7. Buat Surat dengan Tampilan yang Menarik
Tampilan surat juga perlu diperhatikan agar surat dapat terlihat menarik dan profesional. Gunakan jenis huruf yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan serta gunakan format yang sesuai dengan struktur surat yang sudah ditentukan.
8. Periksa Grammar dan Ejaan
Sebelum mengirimkan surat, pastikan untuk memperiksa grammar dan ejaan pada surat. Hindari kesalahan penulisan yang dapat mempengaruhi pesan yang ingin disampaikan.
9. Jangan Lupa Mengucapkan Terima Kasih
Selalu sertakan ucapan terima kasih pada bagian penutup surat. Hal ini akan membuat penerima surat merasa dihargai dan meningkatkan citra diri Anda sebagai pengirim surat.
10. Kirim Surat Sesuai Dengan Waktu Yang Tepat
Kirimkan surat sesuai dengan waktu yang tepat agar surat dapat terbaca secara maksimal oleh penerima surat. Pastikan juga untuk memberikan waktu yang cukup bagi penerima surat untuk merespon surat yang diterimanya.
11. Gunakan Salam yang Sesuai dengan Konteks
Gunakan salam yang sesuai dengan konteks surat yang ingin disampaikan, seperti ‘Salam Hangat’, ‘Salam Hormat’, atau lainnya. Hal ini akan menambah kesan profesional dan sopan santun pada surat yang dikirim.
12. Hindari Penggunaan Singkatan yang Tidak Diketahui Oleh Penerima Surat
Hindari penggunaan singkatan yang tidak diketahui oleh penerima surat, kecuali jika singkatan tersebut sudah umum digunakan oleh masyarakat luas. Hal ini akan meminimalisir adanya ketidakpahaman dari penerima surat.
13. Jangan Terlalu Panjang
Buatlah surat dengan ukuran yang tidak terlalu panjang. Jangan terlalu berlebihan dalam memberikan informasi atau pesan yang ingin disampaikan agar surat tetap mudah dipahami dan tidak membosankan bagi penerima surat.
14. Sertakan Lampiran Apabila Diperlukan
Apabila memungkinkan, sertakan lampiran yang dibutuhkan dalam surat. Hal ini akan memudahkan penerima surat dalam memahami informasi yang ingin disampaikan serta memperjelas pesan yang ingin disampaikan.
15. Hindari Penggunaan Frasa yang Menyinggung
Hindari penggunaan frasa atau kata-kata yang menyinggung atau merendahkan pihak lain. Hal ini dapat menimbulkan konflik atau perselisihan yang tidak diinginkan.
16. Berikan Penghargaan Pada Penerima Surat
Sertakan penghargaan pada penerima surat, seperti ‘Terima kasih atas perhatian Anda’ atau lainnya. Hal ini akan membuat penerima surat merasa dihargai serta mendorong terjadinya hubungan yang baik antara pengirim dan penerima surat.
17. Hindari Penggunaan Bahasa yang Kurang Sopan
Hindari penggunaan bahasa yang kurang sopan, seperti bahasa yang berbau kasar atau mengandung unsur pelecehan. Hal ini dapat merusak citra diri Anda serta dapat membuat penerima surat merasa tidak nyaman.
18. Sertakan Informasi Kontak Agar Mudah Dihubungi
Sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat email Anda. Hal ini akan memudahkan penerima surat untuk menghubungi Anda apabila memerlukan informasi tambahan atau ingin memberikan tanggapan terhadap surat yang diterimanya.
19. Jangan Lupa Untuk Membuat Penomoran Halaman
Untuk surat yang memiliki banyak halaman, jangan lupa untuk membuat penomoran halaman agar penerima surat mudah dalam memahami informasi yang disampaikan dan meminimalisir kesalahan dalam membaca surat.
20. Akhiri Surat Dengan Doa atau Harapan yang Baik
Akhiri surat dengan doa atau harapan yang baik, seperti ‘Semoga Anda selalu dalam lindungan Allah SWT’ atau ‘Semoga sukses dalam segala bidang’. Hal ini akan meningkatkan kesan positif pada surat yang dikirim serta meningkatkan hubungan antara pengirim dan penerima surat.
Kesimpulan
Demikianlah tips dan trik cara membuat surat yang bagus agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik dan efektif. Pastikan Anda memperhatikan setiap point yang sudah dibahas dan mengaplikasikannya pada surat yang akan Anda kirimkan. Selamat mencoba!