Hello Sobat SinarNarasi, kali ini kita akan membahas tentang cara membuat dokumen surat di Microsoft Word. Banyak dari kita yang masih bingung dalam membuat dokumen surat yang baik dan benar, terutama bagi mereka yang baru mempelajari Microsoft Word. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas secara lengkap dan mudah dipahami mengenai cara membuat dokumen surat yang baik dan profesional menggunakan Microsoft Word.
1. Buka Microsoft Word
Langkah pertama dalam membuat dokumen surat di Microsoft Word adalah membuka program Microsoft Word di komputer atau laptop kita. Setelah program terbuka, maka akan muncul tampilan awal Microsoft Word.
2. Pilih Template Dokumen Surat
Setelah membuka program Microsoft Word, kita perlu memilih template dokumen surat yang akan kita gunakan. Terdapat beberapa template dokumen surat yang disediakan oleh Microsoft Word, seperti Surat Resmi, Surat Pribadi, Surat Izin, dan lain sebagainya. Kita bisa memilih salah satu dari template tersebut sesuai dengan jenis surat yang akan kita buat.
3. Masukkan Nama dan Alamat Pengirim
Selanjutnya, kita perlu memasukkan nama dan alamat pengirim pada dokumen surat kita. Biasanya, nama dan alamat pengirim diletakkan di bagian kiri atas dokumen surat. Pastikan nama dan alamat pengirim sudah terisi dengan benar dan lengkap.
4. Masukkan Nama dan Alamat Penerima
Setelah memasukkan nama dan alamat pengirim, langkah berikutnya adalah memasukkan nama dan alamat penerima. Biasanya, nama dan alamat penerima diletakkan di bagian kanan atas dokumen surat. Pastikan nama dan alamat penerima sudah terisi dengan benar dan lengkap.
5. Masukkan Tanggal Penulisan Surat
Setelah memasukkan nama dan alamat pengirim serta penerima, langkah berikutnya adalah memasukkan tanggal penulisan surat. Biasanya, tanggal penulisan surat diletakkan di bawah nama pengirim atau di bawah alamat penerima. Pastikan tanggal penulisan surat sudah terisi dengan benar dan sesuai dengan tanggal penulisan surat asli.
6. Masukkan Nomor Surat
Setelah memasukkan tanggal penulisan surat, langkah berikutnya adalah memasukkan nomor surat. Nomor surat bisa kita isi atau bisa juga dikosongkan tergantung kebutuhan dan jenis surat yang akan kita buat.
7. Buat Judul Surat
Selanjutnya, kita perlu membuat judul surat yang sesuai dengan isi surat yang kita buat. Judul surat bisa kita buat di bagian atas dokumen surat, tepat di bawah nama dan alamat pengirim atau penerima. Pastikan judul surat sudah sesuai dengan isi surat yang kita buat.
8. Buat Isi Surat
Setelah membuat judul surat, langkah berikutnya adalah membuat isi surat. Pastikan isi surat sudah terstruktur dengan baik dan jelas. Isi surat bisa kita buat sesuai dengan jenis surat yang kita buat, seperti surat permohonan, surat pemberitahuan, surat undangan, dan lain sebagainya.
9. Beri Tanda Tangan Pengirim
Setelah membuat isi surat, kita perlu memberikan tanda tangan pengirim di bagian bawah dokumen surat. Tanda tangan pengirim bisa kita buat dengan mengetikkan nama pengirim di bawah isi surat dan memberikan garis tangan sebagai tanda tangan.
10. Beri Tanda Tangan Penerima (Opsional)
Jika dokumen surat yang kita buat membutuhkan tanda tangan penerima, maka kita perlu memberikan tanda tangan penerima di bagian bawah dokumen surat. Tanda tangan penerima bisa kita buat dengan mengetikkan nama penerima di bawah tanda tangan pengirim dan memberikan garis tangan sebagai tanda tangan.
11. Beri Stempel Pengirim (Opsional)
Jika dokumen surat yang kita buat membutuhkan stempel pengirim, maka kita perlu memberikan stempel pengirim di bagian bawah dokumen surat. Stempel pengirim bisa kita buat dengan menggunakan stempel yang sudah dibuat sebelumnya atau bisa juga kita buat secara manual dengan menambahkan gambar stempel pengirim di bagian bawah dokumen surat.
12. Beri Lampiran (Opsional)
Jika dokumen surat yang kita buat membutuhkan lampiran, maka kita perlu memberikan lampiran di bagian bawah dokumen surat. Lampiran bisa kita buat dengan mengetikkan nama lampiran dan jumlah lampiran di bagian bawah isi surat.
13. Beri Salinan (Opsional)
Jika dokumen surat yang kita buat membutuhkan salinan, maka kita perlu memberikan salinan di bagian bawah dokumen surat. Salinan bisa kita buat dengan mengetikkan nama salinan dan jumlah salinan di bagian bawah lampiran.
14. Beri Tanggal Surat Keluar (Opsional)
Setelah kita selesai membuat dokumen surat, langkah terakhir adalah memberikan tanggal surat keluar di bagian kanan bawah dokumen surat. Tanggal surat keluar bisa kita buat dengan mengetikkan tanggal surat keluar di bagian kanan bawah dokumen surat.
15. Periksa Kembali Dokumen Surat
Sebelum mencetak atau mengirim dokumen surat, kita perlu memeriksa kembali dokumen surat yang sudah kita buat. Pastikan dokumen surat sudah terisi dengan benar dan lengkap, serta tidak ada kesalahan dalam pengetikan dan tata bahasa.
16. Simpan Dokumen Surat
Jika dokumen surat sudah sesuai dengan yang kita inginkan, maka langkah berikutnya adalah menyimpan dokumen surat. Kita bisa menyimpan dokumen surat dengan menekan tombol “Save” atau “Save As” di menu “File”. Pastikan kita memberikan nama dan jenis dokumen surat yang sesuai dengan isi dokumen surat yang kita buat.
17. Cetak Dokumen Surat
Jika kita ingin mencetak dokumen surat yang sudah kita buat, maka langkah berikutnya adalah mencetak dokumen surat tersebut. Kita bisa mencetak dokumen surat dengan menekan tombol “Print” di menu “File”. Pastikan kita memilih ukuran kertas dan jenis kertas yang sesuai dengan dokumen surat yang kita buat.
18. Kirim Dokumen Surat
Jika dokumen surat yang kita buat akan dikirimkan melalui email atau pos, maka kita perlu mengirimkan dokumen surat tersebut. Kita bisa mengirimkan dokumen surat melalui email dengan mengklik tombol “Send” di menu “File” atau mengirimkan dokumen surat melalui pos dengan cara mengirimkan dokumen surat tersebut ke alamat tujuan yang diinginkan.
19. Bagikan Dokumen Surat
Jika dokumen surat yang kita buat akan dibagikan kepada beberapa orang atau lembaga, maka kita perlu membagikan dokumen surat tersebut. Kita bisa membagikan dokumen surat dengan cara mengirimkan dokumen surat tersebut melalui email atau mengunggah dokumen surat tersebut ke situs atau aplikasi berbagi dokumen seperti Google Drive atau Dropbox.
Kesimpulan
Itulah beberapa langkah yang perlu kita lakukan dalam membuat dokumen surat di Microsoft Word. Meskipun terlihat sederhana, namun membuat dokumen surat yang baik dan benar memerlukan ketelitian dan ke telatenan dalam pengetikan dan tata bahasa. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan kita bisa membuat dokumen surat yang baik dan profesional menggunakan Microsoft Word. Semoga bermanfaat!