Memahami Surat Resmi
Hello Sobat SinarNarasi, dalam dunia bisnis, surat resmi merupakan salah satu komunikasi yang penting antar perusahaan atau instansi pemerintah. Surat resmi biasanya lebih formal dan memiliki aturan tertentu dalam penulisannya. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas cara membuat surat resmi di Word. Sebelum itu, mari kita memahami terlebih dahulu apa itu surat resmi.
Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan bisnis, organisasi, maupun pemerintahan dan memiliki format serta penggunaan bahasa yang resmi. Surat resmi biasanya ditujukan kepada pihak yang lebih tinggi atau penting seperti pimpinan perusahaan, atau instansi pemerintah.
Penggunaan surat resmi harus memperhatikan etika dan aturan penulisan yang berlaku. Karena itu, penting bagi Sobat SinarNarasi untuk mengetahui cara membuat surat resmi yang benar.
Menentukan Format Surat Resmi
Sebelum Sobat SinarNarasi mulai menuliskan surat resmi, tentukan terlebih dahulu format surat yang akan digunakan. Format surat resmi umumnya terdiri dari beberapa bagian seperti:
- Penanggalan
- Alamat pengirim dan penerima
- Perihal
- Isi surat
- Tembusan
- Lampiran
- Tanda tangan
Penanggalan
Bagian penanggalan biasanya diletakkan di bagian atas sebelah kanan atau kiri, tergantung pada format surat yang digunakan. Format penanggalan yang umum digunakan adalah hari, tanggal, bulan, dan tahun. Contohnya:
Jakarta, 1 April 2022
Alamat Pengirim dan Penerima
Alamat pengirim dan penerima harus dituliskan dengan jelas dan lengkap. Format alamat yang umum digunakan adalah:
Alamat Pengirim
Nama Perusahaan/Institusi
Alamat Perusahaan/Institusi
Nomor Telepon
Alamat Penerima
Nama Perusahaan/Institusi
Alamat Perusahaan/Institusi
Nomor Telepon
Pada bagian pengirim, letakkan alamat pengirim di sebelah kanan atau kiri penanggalan, sedangkan untuk alamat penerima, letakkan di sebelah kanan atau kiri alamat pengirim.
Perihal
Perihal adalah singkatan dari perkataan ‘tentang’. Pada bagian ini, tuliskan singkat mengenai isi surat. Perhatikan pula bahwa perihal harus singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh penerima surat. Letakkan perihal di bawah alamat penerima.
Isi Surat
Bagian isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu pembukaan, isi, dan penutup.
- Pembukaan
- Isi
- Penutup
Pada bagian ini, sampaikan salam pembuka dan tujuan penulisan surat tersebut. Contohnya:
Dengan hormat,
Sehubungan dengan ….
Bagian ini berisi informasi atau permintaan yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Pastikan tulisan yang digunakan mudah dipahami, jelas, dan singkat. Perhatikan juga penggunaan kalimat yang sopan dan menghormati pihak penerima surat.
Penutup digunakan untuk mengakhiri surat dan mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan. Contohnya:
Sekian surat yang dapat saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Tembusan
Tembusan digunakan untuk memberitahukan pihak lain yang terkait dengan surat yang ditulis. Hal ini ditujukan agar pihak tersebut mengetahui mengenai isi surat tersebut. Letakkan bagian tembusan di bawah penutup.
Lampiran
Jika ada file atau dokumen yang ingin disertakan dalam surat, letakkan pada bagian lampiran. Berikan keterangan mengenai isi lampiran tersebut. Letakkan di bawah bagian tembusan.
Tanda Tangan
Setelah selesai menulis surat, jangan lupa untuk menandatanganinya. Tanda tangan digunakan untuk menunjukkan surat tersebut benar-benar dari pengirim dan sudah melalui proses peninjauan. Letakkan tanda tangan di bawah isi surat.
Cara Membuat Surat Resmi di Word
Setelah Sobat SinarNarasi memahami format surat resmi, berikut ini adalah cara membuat surat resmi di Word:
- Buka program Microsoft Office Word
- Pilih menu ‘File’ dan klik ‘New’
- Pilih ‘Blank document’ dan klik ‘Create’
- Tentukan format surat pada menu ‘Page Layout’
- Isi bagian penanggalan, alamat pengirim dan penerima, serta perihal
- Isi bagian isi surat sesuai dengan format yang telah dijelaskan sebelumnya
- Tambahkan bagian tembusan dan lampiran jika diperlukan
- Tandatangani surat
- Simpan surat dengan format ‘docx’ atau ‘pdf’
Kesimpulan
Demikianlah cara membuat surat resmi di Word yang dapat Sobat SinarNarasi pelajari. Penting bagi Sobat SinarNarasi untuk memahami etika dalam penulisan surat resmi dan mengikuti format yang telah ditentukan. Dengan begitu, surat resmi yang Sobat SinarNarasi tulis akan lebih mudah dipahami dan menunjukkan profesionalisme yang baik. Selamat mencoba!