Hello Sobat SinarNarasi, apakah kamu sering merasa bingung atau kebingungan dalam membuat surat? Jangan khawatir karena kali ini saya akan memberikan panduan praktis tentang cara cara membuat surat yang dapat membantu kamu membuat surat dengan mudah dan efektif.
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum membuat surat, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut untuk mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau untuk menyampaikan ide. Dengan mengetahui tujuan surat, maka kamu dapat mengatur isi dan format surat dengan baik.
2. Buat Rangkaian Kata yang Jelas dan Tepat
Rangkaian kata yang jelas dan tepat sangat penting dalam membuat surat. Pastikan kamu menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan tidak terlalu formal atau terlalu informal. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau membingungkan.
3. Gunakan Format Surat yang Benar
Setiap jenis surat memiliki format yang berbeda-beda. Misalnya, surat bisnis memiliki format yang berbeda dengan surat pribadi. Pastikan kamu menggunakan format yang tepat untuk jenis surat yang ingin kamu tulis.
4. Tentukan Pengirim dan Penerima Surat
Tentukan pengirim dan penerima surat dengan jelas. Pastikan kamu menuliskan nama dan alamat lengkap pengirim dan penerima surat. Jika surat kamu dikirim melalui email, pastikan kamu menuliskan alamat email yang benar dan lengkap.
5. Berikan Subjek yang Jelas dan Menarik
Subjek surat sangat penting karena bisa mempengaruhi apakah surat tersebut akan dibaca atau tidak. Berikan subjek yang jelas dan menarik agar penerima surat tertarik untuk membaca surat tersebut.
6. Buat Salam Pembuka yang Tepat
Salam pembuka pada surat sangat penting karena bisa menunjukkan sikap hormat dan sopan santun. Pastikan kamu menuliskan salam pembuka yang tepat, misalnya “Kepada Yth.” atau “Salam Sejahtera”.
7. Jelaskan Isi Surat secara Jelas dan Singkat
Jelaskan isi surat secara jelas dan singkat agar penerima surat dapat memahami maksud dari surat tersebut. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang.
8. Berikan Informasi yang Diperlukan
Berikan informasi yang diperlukan agar penerima surat dapat melakukan tindakan yang diinginkan. Misalnya, jika surat kamu berisi permohonan, berikan informasi yang diperlukan untuk memproses permohonan tersebut.
9. Gunakan Paragraf yang Jelas dan Teratur
Gunakan paragraf yang jelas dan teratur agar surat kamu mudah dibaca. Pisahkan setiap informasi dalam paragraf yang berbeda supaya mudah dipahami.
10. Buat Kalimat Penutup yang Tepat
Buat kalimat penutup yang tepat dan sopan. Misalnya, “Demikianlah surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih”.
11. Berikan Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Berikan tanda tangan dan nama pengirim pada surat agar surat tersebut terlihat resmi. Pastikan tanda tangan dan nama pengirim terlihat jelas dan mudah dibaca.
12. Berikan Lampiran Jika Diperlukan
Jika surat kamu membutuhkan lampiran, berikan lampiran yang diperlukan. Pastikan lampiran tersebut terlampir dengan rapi dan diurutkan dengan benar.
13. Cek Kembali Surat Sebelum Dikirim
Sebelum mengirimkan surat, pastikan kamu mengecek kembali surat tersebut. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang lengkap.
14. Gunakan Bahasa yang Baik dan Benar
Gunakan bahasa yang baik dan benar agar surat kamu terlihat profesional dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau tidak sopan.
15. Jangan Menggunakan Singkatan yang Tidak Umum
Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum atau bahasa yang terlalu khusus agar surat kamu mudah dipahami oleh semua orang.
16. Hindari Penggunaan Kata-kata yang Menyinggung
Hindari penggunaan kata-kata yang menyinggung atau memicu konflik. Pastikan surat kamu berisi informasi yang positif dan dapat diterima oleh semua pihak.
17. Buat Surat dengan Kesopanan dan Kebenaran
Buat surat dengan kesopanan dan kebenaran agar surat tersebut terlihat profesional dan dapat dipercaya.
18. Jangan Menulis Surat dengan Emosi
Jangan menulis surat dengan emosi karena dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. Pastikan surat kamu ditulis dengan kepala dingin dan tetap objektif.
19. Gunakan Surat sebagai Sarana Komunikasi yang Baik
Gunakan surat sebagai sarana komunikasi yang baik agar informasi dapat tersampaikan dengan baik dan hubungan antar pihak dapat terjalin dengan baik.
20. Praktekkan Cara Membuat Surat dengan Sering
Praktekkan cara membuat surat dengan sering agar kamu dapat menguasai teknik dan dapat membuat surat dengan mudah dan efektif.
Kesimpulan
Membuat surat tidaklah sulit jika kamu mengikuti panduan praktis tersebut. Pastikan kamu menentukan tujuan surat, menggunakan rangkaian kata yang jelas dan tepat, menggunakan format surat yang benar, serta memberikan informasi yang diperlukan. Selain itu, gunakan bahasa yang baik dan benar, hindari penggunaan kata-kata yang menyinggung, serta jangan menulis surat dengan emosi. Dengan mempraktekkan cara membuat surat dengan sering, kamu akan dapat menguasai teknik dan membuat surat dengan mudah dan efektif.