Hello Sobat SinarNarasi! Bagi sebagian orang, membuat surat tidaklah sulit. Namun, jika Anda baru pertama kali membuat kop surat, mungkin akan sedikit bingung. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas cara pembuatan kop surat. Simak yuk!
1. Tentukan Format Surat
Sebelum mulai membuat, tentukan dulu format surat yang ingin dibuat. Ada beberapa format surat, seperti format block style, format modified block style, dan format semi block style. Setelah memilih format yang diinginkan, atur margin dan tata letak surat.
2. Tambahkan Logo Perusahaan
Untuk memberikan kesan profesional dan terpercaya, tambahkan logo perusahaan pada kop surat. Letakkan logo pada bagian atas kiri atau kanan surat. Pastikan logo memiliki ukuran yang tepat dan tampil jelas.
3. Isi Header dan Footer
Header dan footer pada kop surat tidak boleh diabaikan. Isi header dengan informasi tentang perusahaan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Sementara itu, isi footer dengan nomor halaman dan tanggal surat.
4. Isi Alamat Penerima
Isi alamat penerima pada bagian atas sebelah kanan surat. Tuliskan nama lengkap dan jabatan penerima, nama perusahaan, dan alamat lengkap dengan kode pos.
5. Isi Tanggal dan Nomor Surat
Tuliskan tanggal surat pada bagian atas sebelah kiri surat. Selain itu, tambahkan nomor surat untuk memudahkan pelacakan surat di kemudian hari. Nomor surat dapat ditambahkan pada bagian bawah sebelah kanan surat.
6. Tuliskan Salam Pembuka
Setelah mengisi informasi penting pada kop surat, tuliskan salam pembuka pada paragraf pertama. Salam pembuka ini dapat berupa “Kepada Yth.”, “Halo”, atau “Assalamu’alaikum”. Pilih salam pembuka yang sesuai dengan situasi dan hubungan antara pengirim dan penerima surat.
7. Tuliskan Isi Surat
Selanjutnya, tuliskan isi surat dengan jelas dan ringkas. Isi surat harus sesuai dengan tujuan pembuatan surat. Gunakan bahasa yang sopan dan jangan lupa untuk menyebutkan informasi penting seperti tanggal, waktu, dan tempat.
8. Tambahkan Paragraf Baru untuk Setiap Poin
Jika isi surat terdiri dari beberapa poin, buat paragraf baru untuk setiap poin. Hal ini akan memudahkan penerima surat untuk memahami isi surat.
9. Gunakan Bahasa yang Singkat dan Jelas
Pilihan kata dan kalimat yang singkat dan jelas akan memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat. Hindari penggunaan kata-kata yang sulit dipahami atau terlalu formal.
10. Sertakan Tanda Tangan
Tanda tangan pada surat menandakan bahwa surat tersebut benar-benar dikirimkan oleh pengirim yang tercantum pada surat. Tanda tangan dapat ditambahkan pada bagian bawah surat sebelah kanan.
11. Tuliskan Nama Pengirim dan Jabatannya
Tuliskan nama lengkap dan jabatan pengirim pada bagian bawah tanda tangan. Hal ini akan memudahkan penerima surat dalam menghubungi pengirim jika diperlukan.
12. Periksa Kembali Isi Surat
Sebelum mengirimkan surat, pastikan untuk memeriksa kembali isi surat. Periksa kesalahan penulisan, tata bahasa, dan ejaan. Pastikan juga isi surat telah sesuai dengan tujuan pembuatan surat.
13. Gunakan Kertas yang Tepat
Gunakan kertas yang sesuai untuk membuat kop surat. Pilih kertas yang berkualitas dan memiliki kesan profesional. Selain itu, pastikan ukuran kertas sesuai dengan format surat yang telah ditentukan.
14. Pilih Jenis Huruf yang Jelas
Pilih jenis huruf yang jelas dan mudah dibaca. Jenis huruf yang sering digunakan untuk membuat kop surat adalah Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.
15. Hindari Penggunaan Warna yang Terlalu Banyak
Penggunaan warna pada kop surat dapat memberikan kesan menarik dan elegan. Namun, hindari penggunaan warna yang terlalu banyak atau terlalu mencolok. Gunakan warna yang sesuai dengan tema perusahaan.
16. Buat Desain yang Simpel
Desain kop surat yang simpel akan lebih mudah dipahami dan memberikan kesan profesional. Hindari penggunaan desain yang terlalu rumit atau berlebihan.
17. Simpan File dalam Format yang Tepat
Setelah membuat kop surat, pastikan untuk menyimpan file dalam format yang tepat. Format yang sering digunakan untuk menyimpan surat adalah PDF atau Word.
18. Gunakan Surat Resmi untuk Keperluan Formal
Jika surat akan digunakan untuk keperluan formal, seperti mengajukan surat lamaran kerja atau surat izin, gunakan surat resmi. Surat resmi memiliki format dan aturan yang lebih ketat dibandingkan dengan kop surat biasa.
19. Ulangi Pembuatan Kop Surat Jika Diperlukan
Jika hasil pembuatan kop surat tidak sesuai dengan harapan, jangan ragu untuk mengulangi pembuatan. Pastikan untuk memperhatikan setiap detail dan membuat perubahan yang diperlukan.
Simpulan
Buatlah kop surat yang sesuai dengan format dan aturan yang telah ditentukan. Isi surat dengan informasi yang jelas dan singkat. Gunakan bahasa yang sopan dan hindari penggunaan kata-kata yang terlalu formal. Pastikan untuk menyimpan file dalam format yang tepat dan ulangi pembuatan jika diperlukan. Dengan begitu, surat yang dibuat akan memberikan kesan profesional dan terpercaya. Selamat mencoba, Sobat SinarNarasi!