Apa Itu Surat Resmi?
Hello Sobat SinarNarasi, ada yang tahu tentang surat resmi? Surat resmi adalah surat yang dibuat dengan format tertentu dan menggunakan bahasa yang baku. Surat resmi biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, maupun organisasi resmi lainnya. Meskipun terlihat kaku dan formal, namun surat resmi memiliki kegunaan yang sangat penting dalam dunia kerja. Nah, bagi Sobat SinarNarasi yang ingin membuat surat resmi, yuk simak contoh dan cara membuat surat resmi berikut ini.
Langkah-Langkah Membuat Surat Resmi
Berikut adalah langkah-langkah dasar dalam membuat surat resmi:
1. Tentukan Jenis Surat yang Akan Dibuat
Sebelum membuat surat resmi, tentukan terlebih dahulu jenis surat yang akan dibuat. Apakah surat permohonan, surat penawaran, surat kuasa, atau surat resmi lainnya. Setelah itu, pilih format surat yang sesuai dengan jenis surat tersebut.
2. Pilih Format Surat yang Sesuai
Ada beberapa format surat resmi yang biasa digunakan, di antaranya adalah:
a. Format Surat Block Style
Format surat block style adalah format surat yang sangat umum digunakan. Pada format ini, setiap paragraf dimulai dari garis baru dan tidak menggantung.
b. Format Surat Semi-Block Style
Format surat semi-block style hampir sama dengan block style, namun pada format ini, paragraf kedua dan seterusnya dimulai dengan jarak satu tab ke dalam.
c. Format Surat Full-Block Style
Format surat full-block style adalah format surat yang seluruh bagian surat dimulai dari margin kiri, termasuk tanggal dan nama penerima surat.
d. Format Surat Modified Block Style
Format surat modified block style hampir sama dengan full-block style, namun pada format ini, tanggal dan nama penerima surat dimulai dari margin tengah.
e. Format Surat Hanging Indent Style
Format surat hanging indent style adalah format surat yang paragraf pertama dimulai dari margin kiri, sedangkan paragraf kedua dan seterusnya dimulai dari jarak satu tab ke dalam.
3. Buat Kertas Surat yang Sesuai
Setelah memilih format surat yang sesuai, buat kertas surat dengan ukuran standar, yaitu A4. Gunakan kertas yang berkualitas agar surat terlihat lebih profesional.
4. Tulis Nama Perusahaan atau Instansi
Tulis nama perusahaan atau instansi pada bagian atas kertas surat. Tulis dengan jelas dan sesuai dengan data yang ada.
5. Tulis Alamat Perusahaan atau Instansi
Setelah itu, tulis alamat perusahaan atau instansi pada bagian bawah nama perusahaan. Tulis dengan rapi agar mudah dibaca.
6. Tulis Tanggal Surat
Tulis tanggal surat di bagian atas kanan kertas surat. Gunakan format tanggal, bulan, dan tahun dengan benar.
7. Tulis Nama dan Jabatan Penerima Surat
Tulis nama dan jabatan penerima surat pada bagian bawah tanggal surat. Tulis dengan jelas dan sesuai dengan data yang ada.
8. Tulis Salam Pembuka
Tulis salam pembuka pada bagian awal isi surat. Gunakan salam yang sopan, seperti “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”.
9. Tulis Isi Surat
Tulis isi surat dengan jelas dan singkat. Gunakan bahasa yang baku dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kata-kata yang kurang sopan atau tidak etis.
10. Tulis Salam Penutup
Setelah selesai menulis isi surat, tulis salam penutup dengan sopan. Contoh salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat Kami” atau “Salam Hormat”.
11. Tulis Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat
Tulis nama dan tanda tangan pengirim surat pada bagian bawah isi surat. Tulis dengan jelas dan sesuai dengan data yang ada.
12. Lampirkan Lampiran Jika Diperlukan
Jika diperlukan, lampirkan lampiran pada surat. Pastikan lampiran tersebut relevan dengan isi surat yang ditulis.
13. Beri Nomor Surat
Beri nomor surat pada bagian atas kertas surat. Nomor surat sebaiknya berurutan dan mudah teridentifikasi.
14. Beri Tanda “Rahasia” Jika Diperlukan
Jika isi surat bersifat rahasia, beri tanda “Rahasia” pada bagian atas kertas surat.
15. Cek Ulang dan Koreksi Kesalahan
Sebelum mengirimkan surat, pastikan untuk melakukan pengecekan ulang dan koreksi kesalahan yang ada pada surat.
16. Simpan Salinan Surat
Setelah mengirimkan surat, simpan salinan surat untuk arsip.
17. Kirim Surat
Kirim surat sesuai dengan alamat penerima surat yang telah ditentukan. Pastikan surat terkirim dengan baik dan tidak mengalami kerusakan.
18. Kirim Surat dengan Bantuan Teknologi
Di era digital seperti sekarang ini, Sobat SinarNarasi dapat mengirimkan surat resmi dengan bantuan teknologi. Misalnya, dengan email atau aplikasi pesan singkat. Namun, pastikan untuk tetap menggunakan bahasa yang baku dan format surat yang sesuai.
19. Pelajari Etika Penulisan Surat Resmi
Sebagai penulis surat resmi, Sobat SinarNarasi juga perlu mempelajari etika penulisan surat resmi. Misalnya, dalam hal penyebutan jabatan, cara mengakhiri surat, atau penggunaan bahasa yang sopan.
20. Praktekkan Langsung
Setelah memahami langkah-langkah dan etika penulisan surat resmi, praktekkan langsung dengan membuat surat resmi. Dengan praktek, Sobat SinarNarasi akan semakin mahir dan terbiasa dalam membuat surat resmi.
Kesimpulan
Membuat surat resmi memang terlihat kaku dan formal, namun surat resmi memiliki kegunaan yang sangat penting dalam dunia kerja. Dengan mengikuti langkah-langkah dan etika penulisan surat resmi, Sobat SinarNarasi dapat membuat surat resmi dengan baik dan benar. Selamat mencoba!