Hello Sobat SinarNarasi! Siapa yang tidak pernah membuat surat pengajuan? Tidak ada yang bisa menjamin bahwa semua pengajuan yang dilakukan harus berhasil, namun dengan beberapa tips dan trik, kamu bisa meningkatkan peluang untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang bersangkutan. Pada artikel ini, kami akan membahas beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat membuat surat pengajuan.
1. Tentukan Tujuanmu
Sebelum membuat surat pengajuan, pastikan kamu sudah mengetahui dengan jelas tujuanmu. Apakah kamu ingin mengajukan permohonan pekerjaan, mengajukan pinjaman, atau mengajukan proposal proyek? Jangan mencampuradukkan beberapa tujuan dalam satu surat pengajuan. Fokus pada satu tujuan saja, sehingga pesan yang ingin kamu sampaikan bisa lebih jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang bersangkutan.
2. Buat Rencana
Setelah menentukan tujuanmu, buatlah rencana terlebih dahulu sebelum mulai menulis surat pengajuan. Tentukan bahasa yang akan kamu gunakan, format surat, serta poin-poin utama yang ingin kamu sampaikan. Dengan rencana yang sudah matang, kamu akan lebih mudah menyusun surat pengajuan secara terstruktur dan terorganisir.
3. Perkenalkan Diri
Pada bagian awal surat pengajuan, perkenalkan diri dan sampaikan alasan kenapa kamu mengajukan permohonan tersebut. Jangan lupa untuk menyebutkan nama, jabatan atau institusi yang kamu wakili, serta kontak yang bisa dihubungi. Dengan begitu, pihak yang bersangkutan bisa lebih mudah menghubungi kamu jika ada hal yang perlu ditanyakan atau dijelaskan lebih lanjut.
4. Jelaskan Keuntungan bagi Pihak yang Bersangkutan
Setiap permohonan pasti memiliki keuntungan bagi kedua belah pihak. Jangan hanya menjabarkan keuntungan yang akan kamu dapatkan, tetapi jelaskan juga keuntungan yang bisa didapatkan oleh pihak yang bersangkutan. Dengan begitu, pihak yang bersangkutan akan lebih tertarik untuk memberikan persetujuan.
5. Sampaikan Informasi yang Diperlukan
Jangan lupa untuk menyertakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang bersangkutan. Misalnya, jika kamu mengajukan permohonan pekerjaan, sertakan juga CV dan surat referensi dari tempat kerja sebelumnya. Jika kamu mengajukan proposal proyek, sertakan juga budget dan timeline yang telah disusun sebelumnya.
6. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pihak yang bersangkutan. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau terlalu informal. Pilihlah kata-kata yang tepat dan mudah dimengerti, sehingga pesan yang ingin kamu sampaikan bisa lebih mudah dipahami oleh pihak yang bersangkutan.
7. Periksa Tanda Baca dan Ejaan
Sebelum mengirimkan surat pengajuan, pastikan kamu sudah memeriksa tanda baca dan ejaan dengan teliti. Surat pengajuan yang penuh dengan kesalahan tanda baca dan ejaan akan membuatmu terlihat kurang profesional dan kurang serius dalam mengajukan permohonan. Periksa dan edit surat pengajuan sebelum mengirimkan.
8. Gunakan Format Surat yang Sesuai
Gunakan format surat yang sesuai dengan jenis permohonanmu. Jangan menggunakan format surat yang kurang relevan, karena hal itu akan membuatmu terlihat kurang serius dan tidak profesional. Kamu bisa mencari contoh format surat pengajuan yang sesuai dengan tujuanmu di internet atau meminta bantuan dari seseorang yang sudah berpengalaman.
9. Sertakan Data dan Fakta yang Mendukung
Sertakan data dan fakta yang mendukung permohonanmu, seperti angka-angka atau hasil riset. Hal ini akan memperkuat argumenmu dan meyakinkan pihak yang bersangkutan bahwa permohonanmu layak untuk dipertimbangkan.
10. Sisipkan Kata-Kata yang Menginspirasi
Sisipkan kata-kata yang menginspirasi pada surat pengajuanmu, seperti kutipan dari tokoh terkenal atau kata-kata bijak. Hal ini akan memberikan kesan positif dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang bersangkutan.
11. Jangan Terlalu Memaksakan Diri
Jangan terlalu memaksakan diri jika permohonanmu tidak bisa dipenuhi oleh pihak yang bersangkutan. Terkadang, ada hal-hal yang memang tidak bisa dipenuhi oleh pihak lain, meskipun kamu sudah mengajukan permohonan dengan baik. Jangan terlalu merasa kecewa dan jangan menyerah begitu saja. Tetaplah berusaha dan mencari solusi alternatif.
12. Periksa Kembali Sebelum Mengirimkan
Setelah menulis surat pengajuan, jangan langsung mengirimkannya. Periksa kembali surat pengajuanmu dengan teliti, dari awal hingga akhir. Pastikan tidak ada kesalahan tanda baca, ejaan atau informasi yang kurang tepat. Hal ini akan membuatmu terlihat lebih profesional dan meyakinkan pihak yang bersangkutan bahwa kamu serius dalam mengajukan permohonan.
13. Gunakan Salam yang Tepat
Gunakan salam yang tepat sesuai dengan situasi dan hubunganmu dengan pihak yang bersangkutan. Jangan terlalu formal jika kamu sedang mengajukan permohonan ke teman atau kenalan. Jangan juga terlalu informal jika kamu mengajukan permohonan ke pihak yang tidak kamu kenal dengan baik.
14. Tanda Tangan dengan Tinta Hitam
Tanda tangani surat pengajuanmu dengan tinta hitam. Hindari penggunaan tinta berwarna lain atau pensil. Hal ini akan memberikan kesan profesional dan serius dalam mengajukan permohonan.
15. Lampirkan Dokumen Pendukung
Jika ada dokumen pendukung yang diperlukan, jangan lupa untuk melampirkannya pada surat pengajuanmu. Misalnya, jika kamu mengajukan permohonan pinjaman, sertakan juga fotokopi KTP dan slip gaji. Jika kamu mengajukan permohonan pekerjaan, sertakan juga CV dan surat referensi.
16. Gunakan Bahasa yang Ramah dan Hormat
Gunakan bahasa yang ramah dan hormat pada surat pengajuanmu. Jangan menggunakan bahasa yang kasar atau mengandung unsur penghinaan. Hal ini akan membuatmu terlihat tidak sopan dan tidak profesional dalam mengajukan permohonan.
17. Jangan Terlalu Panjang
Jangan membuat surat pengajuanmu terlalu panjang. Pastikan surat pengajuanmu tidak melebihi dua halaman A4. Hal ini akan menyebabkan pihak yang bersangkutan kehilangan minat dalam membaca surat pengajuanmu. Usahakan untuk membuat surat pengajuanmu ringkas, padat, dan jelas.
18. Tampilkan Kepercayaan Diri
Tampilkan kepercayaan diri pada surat pengajuanmu. Jangan terlihat grogi atau tidak yakin dengan permohonanmu. Jika kamu yakin dengan tujuanmu, pihak yang bersangkutan akan lebih mudah untuk percaya dan memberikan persetujuan.
19. Berikan Kontak yang Mudah Dihubungi
Sertakan kontak yang mudah dihubungi pada surat pengajuanmu, seperti nomor telepon atau alamat email. Dengan begitu, pihak yang bersangkutan bisa lebih mudah menghubungi kamu jika ada hal yang perlu ditanyakan atau dijelaskan lebih lanjut.
20. Ulangi Tujuanmu pada Akhir Surat
Pada bagian akhir surat pengajuan, ulangi kembali tujuanmu dan sampaikan rasa terima kasihmu atas waktu dan perhatian yang sudah diberikan oleh pihak yang bersangkutan. Jangan lupa untuk menambahkan harapan agar permohonanmu bisa dipertimbangkan dengan baik. Hal ini akan memberikan kesan positif dan sopan pada surat pengajuanmu.
Kesimpulan
Membuat surat pengajuan yang efektif dan sukses tidaklah sulit. Dengan beberapa tips dan trik yang sudah kami bahas di atas, kamu bisa meningkatkan peluang untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang bersangkutan. Jadilah profesional dan jangan lupa untuk menunjukkan rasa terima kasihmu pada pihak yang bersangkutan. Semoga artikel ini bermanfaat untuk kamu, Sobat SinarNarasi!